Como qualquer empresa também uma oficina visa o lucro, não só para remunerar os seus recursos humanos, mas também para investir em equipamentos, na melhoria das instalações, comprar licenças de dados técnicos, nas obrigações fiscais, legais e ambientais, para pagar a fornecedores diversos e muito mais.

São mesmo muitas as despesas a que uma oficina tem que fazer frente para no final do mês ainda sobrar algum dinheiro que possa dar a rentabilidade desejada à operação. Por certo que já terá pensado nisto tudo, mas por certo que também que em muitas oficinas a rentabilidade está assegurada quando se chega ao final do mês e se consegue pagar todas as despesas e ainda sobra algum. O problema é quando sobra pouco, ou não sobra mesmo nada!!!

O que lhe queremos falar sobre sustentabilidade financeira é precisamente sobre o facto de poder tomar uma série de decisões, para que possa saber a todo o momento se no final do mês vai existir dinheiro suficiente para pagar todas as despesas, ou melhor ainda, saber qual será a rentabilidade do seu negócio e como a poderá potenciar, sem que para tal tenha que subir o preço dos serviços ou contratar mais profissionais.

Em muitos estudos que foram feitos sobre oficinas de automóveis, um dos fatores que mais contribuiu para a rentabilidade da operação é uma eficiente gestão financeira. O facto do dono da oficina, que é normalmente um excelente mecânico, não ser lá muito bom em números e em finanças, tal não quer dizer que não possa fazer uma boa gestão financeira do seu negócio, até porque atualmente os modernos softwares de gestão, para além de relativamente baratos, fornecem um conjunto de informação muito rigorosa e objetiva que facilita muito a análise do seu negócio.

Certamente que nada disto se faz sem um processo afinado, pois um software de gestão não dará qualquer informação, se o gestor da oficina não colocar lá os dados diários do seu negócio, para depois daí poder extrair a informação que necessita para gerir melhor esse mesmo negócio. Claro que uma formação em gestão oficinal também pode ajudar muito numa correta análise financeira do seu negócio, mas cada vez menos haverá espaço para o “achódromo”, isto é, ter uma oficina cheia de carros não quer dizer que tenha lucro, nem quer dizer que esteja a gerir bem o negócio, pois o que mais interessa é a margem que retém de cada operação que faz, do que o montante da reparação a efetuar.

Atendendo a que nas oficinas a margem ganha nas peças é cada vez menor, sendo que essa é uma lenta tendência para o futuro, qualquer oficina vai ter que apurar a sua gestão financeira para poder rentabilizar o seu negócio, indo buscar a tal sustentabilidade financeira à mão-de-obra, aos resíduos, à diversificação de serviço, à melhoria de processos, etc.

1 – GESTÃO RIGOROSA DE CUSTOS OPERACIONAIS
Qualquer oficina deve manter um apertadíssimo controlo sobre todas as despesas fixas e variáveis.
MEDIDAS A TOMAR:
– Rever contratos de fornecedores periodicamente;
– Controlar consumos de energia, água, consumíveis e desperdícios;
– Evitar gastos desnecessários em peças ou materiais pouco usados;
– Controlar tempos de reparação e manutenção dos carros;
– Adquirir novos equipamentos, quando necessário, adequados a operação;
BENEFÍCIOS:
– Redução efetiva de custos;
– Aumento das margens de lucro;
– Maior rentabilidade das operações;
– Maior proveito dos equipamentos.

2 – DIVERSIFICAÇÃO DE SERVIÇOS
A especialização em determinado serviço pode ser diferenciador para a oficina, mas deve evitar depender de apenas um tipo de serviço.
MEDIDAS A TOMAR:
– Introduzir serviços complementares como check-ups rápidos, reprogramações, limpeza de óticas, chaves, ar condicionado ou venda de acessórios;
– Considerar serviços planeados, trabalhando por exemplo com empresas.
BENEFÍCIOS:
– Aumenta o volume de faturação, melhora o fluxo de caixa e atrai diferentes perfis de clientes.

3 – GESTÃO ATIVA DE CRÉDITO A CLIENTES
É muito importante para qualquer oficina controlar os prazos e formas de pagamento dos clientes para evitar falta de liquidez.
MEDIDAS A TOMAR:
– Definir políticas de pagamento: sinalização antecipada, pronto pagamento ou prazos limitados;
– Pagamentos parcelados: propor ao cliente o pagamento da sua fatura parceladamente, sem que isso represente um custo para a oficina;
– Avaliar crédito de clientes empresariais: obter um relatório financeiro de qualquer empresa é muito barato e pode evitar problemas de atrasos nos pagamentos.
BENEFÍCIOS:
– Estas medidas evitam incumprimentos e garante dinheiro disponível para despesas e investimentos em qualquer momento.

4 – OTIMIZAÇÃO DO PREÇO DE VENDA E MARGENS
Não é segredo para ninguém, que a oficina deve definir preços que cubram todos os custos e proporcionem uma margem competitiva.
MEDIDAS A TOMAR:
– Calcular de forma efetiva o custo real de cada serviço (incluindo mão de obra, peças, energia, impostos e consumíveis);
– Definir margens alvo diferentes para diferentes serviços, abaixo das quais não realiza esses serviços;
– Ajustar preços conforme o perfil de cliente (empresas ou particulares) e mercado.
BENEFÍCIOS:
– Garanta rentabilidade real e competitiva, evitando trabalhar com margens demasiado baixas.

5 – GESTÃO FINANCEIRA POR INDICADORES (KPI´S)
Deverá acompanhar a saúde financeira da sua oficina através de indicadores simples e mensuráveis. Os chamados KPI´s dão-nos não só uma análise do momento, como permite, ao longo do tempo perceber tendências, que o ajudarão muito a tomar decisões.
MEDIDAS A TOMAR:
– Deve monitorizar mensalmente indicadores como: a margem bruta e líquida, a faturação por técnico, taxa de ocupação da oficina (horas vendidas vs. disponíveis), média de faturação por ordem de reparação (OR), prazos médios de recebimento e pagamento, entre outros.
BENEFÍCIOS:
– Permite decisões rápidas e fundamentadas, antecipando problemas financeiros com a oficina, evitando dessa forma dificuldades de pagamento.

6 – GESTÃO EFICIENTE DE TESOURARIA
Deverá sempre assegurar na sua oficina que existe sempre dinheiro disponível para as despesas correntes e também para algumas despesas imprevistas, que todos sabemos que sempre acontecem.
MEDIDAS A TOMAR:
– Elaborar mapa mensal de entradas e saídas previstas;
– Planear compras e investimentos conforme a tesouraria.
– Manter uma reserva mínima de segurança.
BENEFÍCIOS:
Evite situações de quebra de caixa e endividamento desnecessário para atender a despesas, que muitas vezes já sabia que ia ter.

7 – INVESTIMENTOS PLANEADOS E SUSTENTÁVEIS
São muitos os comerciais que visitam as oficinas, a vender muitas coisas necessárias ao desempenho da mesma. Porém, deve evitar compras impulsivas, pois muitas vezes a necessidade que sente é apenas do momento!! Por outro, lado, tenha cuidado com investimentos sem retorno garantido.
MEDIDAS A TOMAR:
– Analisar detalhadamente a rentabilidade antes de investir em equipamentos, ferramentas ou formação.
– Priorizar investimentos que reduzam custos ou aumentem faturação.
– Planear investimentos de maior valor com recurso a leasing ou renting se vantajoso.
BENEFÍCIOS:
Maximizar o retorno sobre os investimentos efetuados protege a saúde financeira da empresa evitando uma sobrecarga de custos, que por vezes não geram assim tanta rentabilidade.

8 – APOSTAR NA FIDELIZAÇÃO E RETENÇÃO DE CLIENTES
Quando um novo cliente entra na oficina o custo de o angariar é reduzido, mas não entram novos clientes a todas a horas. Mais do que investir em novos clientes, provavelmente fazer a retenção dos atuais pode ser a solução mais económica para a empresa.
MEDIDAS A TOMAR:
– Oferecer planos de manutenção preventiva e checkups gratuitos aos atuais clientes.
– Criar campanhas de recomendações (cliente indica cliente, o tradicional passa palavra).
– Apostar em comunicação ativa via SMS ou e-mail para promoções e lembretes.
BENEFÍCIOS:
Melhora a estabilidade de faturação mensal e reduz gastos e tempo com publicidade.

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