Através da plataforma B2B Order Manager da TecAlliance, a Autodoc verifica automaticamente as faturas recebidas. O processo de correspondência automática deteta quaisquer discrepâncias entre a fatura e a mercadoria entregue. Desta forma, a Autodoc garante que apenas são pagas as peças que foram efetivamente entregues. E isso poupa custos e tempo.

A Autodoc oferece uma vasta gama de produtos: componentes de sistemas de travagem, peças de carroçaria, amortecedores, molas, peças de escape, acessórios interiores, peças de embraiagem, componentes de sistemas de direção e ar condicionado, aquecedores, kits de reparação e óleo de motor. Nos últimos anos, a distribuição online tem vindo a registar um crescimento acima da média. Assim, as exigências logísticas têm aumentado e os processos empresariais têm-se tornado cada vez mais complexos. A fim de satisfazer a procura a nível europeu, a Autodoc alugou espaço adicional de armazenamento e iniciou, igualmente, projetos para otimizar processos. Um destes inclui a automatização da receção de mercadorias, na qual as soluções e normas da TecAlliance desempenham um papel essencial.

A solução industrial oferece vantagens aos remetentes e destinatários das faturas

“Com as nossas 600 000 páginas de faturas de fornecedores por ano, a verificação manual simplesmente já não é possível”, relata Thomas Hirte, chefe de equipa e proprietário de produtos na Autodoc, que gere o projeto. “Conseguimos fazer conferências apenas de forma aleatória e tivemos de aceitar que estávamos a renunciar a poupanças substanciais. O esforço necessário para o subsequente processamento e a faturação de alterações era também demasiado elevado. Para nós, a automatização da verificação de faturas – com uma comparação entre a encomenda e a nota de entrega – era uma grande prioridade”.

O módulo de Faturação eletrónica é um dos módulos principais da Order Manager, a plataforma B2B líder no processamento de encomendas na Europa, utilizada por 280 fabricantes de peças e mais de 35 000 grossistas em todo o mundo. Permite aos utilizadores criar e receber faturas eletrónicas de forma rápida e fácil – numa norma comum e em conformidade com a legislação.

“A Order Manager permite-nos chegar a muitos fornecedores através de uma interface. Cada fornecedor que está ligado à plataforma e utiliza o módulo de Faturação eletrónica facilita o nosso trabalho”, explica Hirte. “Mas também é mais fácil e mais rentável para os fabricantes de peças utilizar as normas  estabelecidas no sector do que desenvolver os seus próprios sistemas para criar e enviar faturas eletrónicas”.

Toda a informação à distância de um clique

A Autodoc recebe uma nota de entrega eletrónica através da Order Manager mesmo antes da chegada de mercadorias. Quando a mercadoria chega, a nota de entrega ou a lista de embalagem é digitalizada e comparada com a notificação de envio eletrónico e a fatura eletrónica.

O operador no armazém tem de imediato toda a informação importante no ecrã: Este pode ver quais os artigos que estão embalados na palete e a que encomendas pertencem. A informação das mercadorias constitui a base para a comparação de faturas. Se existir uma diferença entre a entrega e a fatura, é solicitada uma nota de crédito ou uma nova fatura.

Processos mais rápidos e fáceis através da normalização

O módulo de  e-Invoicing é certificado de acordo com a norma internacional ISAE 3402 e permite o processamento de faturas em conformidade com os impostos e sem papel. Para o processamento eletrónico, a fatura é transmitida através da Order Manager como uma mensagem estruturada no formato de dados TXML 2.5. Isto reduz os tempos de verificação e de processamento. Além disto, a fatura é fornecida como um PDF assinado, que pode ser utilizado para a classificação e o arquivo em conformidade com a lei.

“Somos clientes da TecAlliance há muito tempo porque estamos convencidos das vantagens de soluções e normas de dados uniformes para toda a indústria. A faturação eletrónica fornece-nos dados de alta qualidade que nos ajudam a otimizar os nossos processos de auditoria”, diz Hirte.

O processamento automatizado poupa tempo e despesas

Cerca de 70 por cento dos fornecedores da Autodoc estão ligados à plataforma Order Manager.  Com a norma TXML, a faturação eletrónica oferece inúmeras vantagens e facilita a ligação de novos fornecedores à Autodoc. “Para as faturas que recebemos em formato TXML, o esforço de processamento é mínimo. As faturas com 1000 artigos são como nada. E cada fornecedor adicional pode ser integrado no sistema com praticamente nenhum esforço”, explica Hirte. “Utilizamos a Faturação eletrónica há quase um ano e estamos muito satisfeitos. Recomendamos vivamente que os nossos fornecedores também utilizem a solução para beneficiarem das vantagens da faturação automatizada”.