A Infopro Digital Automotive dá algumas dicas aos distribuidores de peças, nomeadamente sobre a utilização de PDAs.

De acordo com a Infopro Digital Automotive, a utilização de PDAs marca um ponto de viragem na gestão logística de qualquer empresa pois, no setor da distribuição de peças sobressalentes, com um número médio muito elevado de referências e encomendas preparadas por dia, a utilização de dispositivos portáteis de leitura de códigos de barras é especialmente recomendável. Abaixo, a Infopro analisa o que significa a utilização de PDAs para a gestão de armazéns: os processos logísticos que podem ser realizados com um leitor de código de barras, as vantagens da sua utilização e as mudanças no processo de trabalho ou na organização física do espaço que implica. Analisa também como o PDA pode ser ligado ao ERP que utiliza com o exemplo do seu Software de gestão global para distribuidores de peças.

1. Processos logísticos e vantagens na gestão de PDAs

O PDA está envolvido na maioria dos processos de extração e reabastecimento de mercadorias que são realizados no armazém:

• Preparação de encomendas ao cliente final: extração (recolha), validação e expedição.
• Outras opções de saída de mercadorias: devoluções ao fornecedor, transferências entre armazéns.
• Controlo de stock e inventário
• Receção de encomendas

As principais vantagens da utilização de PDAs em todos estes processos são mais rápidos, mais produtividade e menos erros. Por razões óbvias: porque ao mecanizarmos estes processos eliminamos a margem de erro da gestão manual e facilitamos o trabalho.

Um exemplo: os dados de localização das referências num armazém multilocalizado são feitos com o PDA num único processo, o da localização física no armazém. Não é necessário que outra pessoa intervenha posteriormente para introduzir os dados reais de localização de uma referência no sistema de gestão.

Outro exemplo: se trabalharmos com um PDA, após a extração da mercadoria, podemos proceder a uma validação adicional da encomenda do cliente antes da expedição. Isto evita as temidas devoluções que causam tantas perdas.

As vantagens adicionais são:

• Maior rastreabilidade do produto, como podemos saber em tempo real em que ponto do processo de preparação ou receção se encontra uma certa referência.
• Facilidade de formação do pessoal, uma vez que simplificamos a sua gestão. A equipa que trabalha no armazém não tem de ser constituída por pessoal especializado na distribuição de peças sobressalentes. Este perfil especializado pode ser atribuído a um serviço telefónico ou de balcão para tomar nota das encomendas e assim reduzir a percentagem de encomendas devolvidas.

2. Que mudanças estão implicadas pela utilização de PDA no processo de trabalho?

A mudança fundamental é que toda a gestão (incluindo a gestão de balcão) se baseia em encomendas. Estas são categorizadas conforme o processo de preparação de encomendas e o tipo de entrega. Uma possível classificação poderia ser a seguinte:

• Encomendas urgentes
• Encomendas de rotas
• Encomendas por agências de transporte

Para cada tipo de encomenda, podemos estabelecer diferentes protocolos de trabalho em termos de validação, extração e expedição. O PDA irá informar-nos automaticamente do estado de preparação de cada encomenda conforme a sua classificação. E permitir-nos-á também imprimir as notas de entrega para o cliente.

A consequência mais evidente da utilização do PDA no armazém é a agilidade nos fluxos de trabalho:

• Como o estado do trabalho no armazém é monitorizado em tempo real, o pessoal pode facilmente alternar entre a recolha da encomenda e a colocação da mercadoria. O trabalho pode ser equilibrado rapidamente porque existe informação fiável disponível para tomar decisões e trabalhar de forma eficiente.
• A informação em tempo real entre a receção e a recolha permite-nos tratar imediatamente dos pedidos dos clientes. E isto é muito útil no sector da distribuição de peças sobressalentes, onde lidamos com prazos médios de entrega cada vez mais curtos nas oficinas.

3. Que alterações implica a utilização de PDAs para a organização física do armazém?

Primeiro deve certificar-se de que possui uma ligação wifi ou 3G para ligar o PDA às suas bases de dados. Nem todos os PDAs estão preparados para trabalhar com um ou outro sistema. Em qualquer caso, terá de certificar-se de que o nível de ligação é o ideal para ter informações em tempo real sobre a gestão do seu armazém.

Em segundo lugar, todos os seus produtos e localizações precisam de ser etiquetados:

• Produtos: a maioria deles já está etiquetada pelo fornecedor. Se não for este o caso, deverá ter um sistema que transforme a referência no código de barras correspondente.
• Localizações: todo o armazém tem de ser etiquetado antes de começar a trabalhar com PDA. O tamanho mínimo da etiqueta será o tamanho ideal para a leitura. Dependerá do comprimento dos contentores e não deverá exceder os 15 dígitos.

4. Ligação entre o PDA e o ERP: o caso da IsiParts

Tudo o que mencionámos nas secções anteriores não teria grande utilidade se a utilização de PDA não estivesse ligada ao seu sistema de gestão. No caso do nosso ERP IsiParts, esta ligação com dispositivos de leitura de códigos de barras é possível. Para este efeito, o PDA tem uma interface específica com as seguintes opções:

• Questões de mercadorias
• Reabastecimento de mercadorias
• Inventários
• Gestão da localização
• Consulta de stocks
• Consulta do estado de reabastecimento e expedição
• Impressão de etiquetas de código de barras

Todos os processos que variam o stock de artigos podem ser realizados através da leitura de códigos de barras. Isto traz melhorias para os diferentes processos logísticos:

• Inventários e controlo de stock: mais fiável
• Bens recebidos: mais rápido e com menos erros de localização, controlo mais eficiente das diferenças entre os bens faturados e recebidos.
• Seleção de encomendas: mais rápida e com menos erros
• Controlo do utilizador: mais eficiente, uma vez que todas as linhas preparadas pelos utilizadores são registadas e podem ser analisadas e classificadas por tipo (inventários, localizações por compras recebidas, devoluções de clientes, extrações de encomendas de clientes, etc.).